Da circa 20 anni l’Amministrazione federale civile utilizza software standard della ditta SAP per i processi di supporto nei settori delle finanze, del personale, della logistica, degli acquisti e degli immobili. Tuttavia, per il sistema ERP (Enterprise Resource Planning) in uso presso l’Amministrazione federale la ditta SAP fornirà assistenza soltanto fino alla fine del 2025. Un cambiamento è quindi inevitabile.
A seguito di un’approfondita analisi di mercato, il 28 giugno 2017 il Consiglio federale ha deciso di proseguire la propria collaborazione con SAP e di passare, per i processi di supporto, al nuovo software standard SAP «S/4HANA». Il Dipartimento federale delle finanze (DFF) e il Dipartimento federale della difesa, della protezione della popolazione e dello sport (DDPS) hanno elaborato, con il coinvolgimento degli altri dipartimenti, la strategia «ERP-TIC 2023».
Strategia «ERP-TIC 2023»
Il 1° giugno 2018 il Consiglio federale ha preso atto della strategia «ERP-TIC 2023». Tale strategia prevede che entro il 2023 i processi di supporto siano ottimizzati e integrati. Dovranno altresì essere preparati per l’ulteriore digitalizzazione. Inoltre, i sistemi SAP che sostengono i processi di supporto e quelli rilevanti ai fini dell’impiego dovranno essere completamente rinnovati. Il sistema del DDPS rilevante ai fini dell’impiego deve poter essere prontamente scisso in caso di crisi nonché gestito e utilizzato in modo indipendente. Sono inoltre create le premesse affinché le applicazioni specializzate possano collegarsi ai sistemi dei processi di supporto tramite interfacce standardizzate e beneficiare delle funzionalità di tali processi.
Attuazione della strategia con due programmi
Ai fini dell’attuazione della strategia «ERP-TIC 2023» sono stati avviati due programmi:
- il programma «SUPERB» (Support Prozesse ERP Bund) è volto a modernizzare i sistemi informatici utilizzati per i processi di supporto nonché a garantire il passaggio alla nuova tecnologia SAP per i sistemi dell’Amministrazione federale civile;
- il programma «Sistemi ERP D/ar» (Difesa/armasuisse) è volto a rinnovare i sistemi SAP del DDPS rilevanti ai fini dell’impiego. Questo programma è necessario perché l’esercito, in base al mandato di prestazioni del 2018, in situazioni straordinarie deve poter disporre di un sistema sottoposto ad «hardening» e che possa funzionare autonomamente. Per le unità amministrative del DDPS non rilevanti ai fini dell’impiego è previsto lo scorporo e il passaggio al sistema SAP per l’Amministrazione federale civile.
Vantaggi
Il passaggio alla nuova tecnologia S/4HANA di SAP non consiste nella semplice sostituzione dei vecchi sistemi SAP: questa piattaforma di nuova generazione offre funzionalità aggiuntive e di conseguenza possibilità volte a semplificare e ottimizzare i processi di supporto e aziendali. Essa consente di ottenere ulteriori vantaggi nell’ottica di una maggiore digitalizzazione.
L’introduzione del programma «SUPERB» permetterà di aumentare l’efficienza. I processi di supporto saranno standardizzati e le interfacce adeguate. In futuro, quindi, si avranno meno lavori ridondanti. Grazie a processi più snelli, il tempo d’inserimento dei nuovi collaboratori verrà ridotto, così come le fonti di errore, mentre aumenterà la sicurezza. A lungo termine, inoltre, la standardizzazione dei sistemi consentirà di risparmiare sui costi.
Costi
I costi del programma «SUPERB» per gli anni 2020-2027 sono stimati a circa 420 milioni di franchi e i costi complessivi del programma «Sistemi ERP D/ar» a circa 360 milioni di franchi.
Queste stime sono state esaminate e confermate da una società di revisione contabile indipendente.
Nella sua seduta del 13 dicembre 2019 il Consiglio federale ha adottato il messaggio concernente i due programmi. Con il messaggio vengono chiesti due crediti d’impegno: il primo, di 320 milioni di franchi, per il programma di attuazione nell’Amministrazione federale civile e il secondo, di 240 milioni di franchi, per il programma di attuazione destinato all’esercito.
L’attuazione dei programmi «SUPERB» e «Sistemi ERP D/ar» procede secondo i piani.
L’implementazione del programma «SUPERB» è stata avviata con successo. I lavori procedono bene: nel dicembre del 2021 sono stati definiti i dettagli della strategia di introduzione e si è deciso di procedere a tappe, attuando gradualmente il programma nell’Amministrazione federale (procedura «step by step»). In tal modo si è tenuto conto delle molteplici e complesse interdipendenze all’interno dell’ambiente di sistema nonché fra quest’ultimo e le applicazioni specialistiche. Il grafico seguente offre una panoramica delle fasi di sviluppo all’interno di «SUPERB».
«SUPERB» comporta la standardizzazione e la modernizzazione dei processi di supporto dell’Amministrazione federale coinvolgendo i settori delle finanze, degli acquisti, degli immobili, del personale, della gestione dei progetti e del portafoglio e delle tecnologie. Entro la fine del programma ciò includerà, tra l’altro, ogni anno
1,2 milioni di transazioni effettuate
600 000 fatture pagate
450 000 rendiconti di salari rilasciati
100 000 dossier di candidatura esaminati
Oltre ai numerosi adeguamenti procedurali e alle migrazioni di dati già effettuati, nella primavera del 2022 sono state rese operative quali prime applicazioni SAP Cloud lo shop per passaporti per animali da compagnia nel processo di acquisto così come la gestione delle candidature nei processi del personale.
