Comunicazione
Sistemi informatici nei processi di supporto dell’Amministrazione federale civile migrati con successo alla tecnologia S/4
Nel quadro di SUPERB, tra il 12 e il 18 settembre 2023 è stata eseguita la migrazione di alcuni sistemi informatici alla più recente tecnologia SAP (S4). Per questo motivo tali sistemi sono stati interrotti da martedì 12 settembre 2023 a lunedì 18 settembre 2023. La migrazione è riuscita e tutti i sistemi sono ora nuovamente disponibili.
Con questo successo, il programma SUPERB ha raggiunto un importante traguardo nell’armonizzazione, standardizzazione e digitalizzazione dei processi di supporto dell’Amministrazione federale civile.
Domande e risposte
Quali sistemi sono stati toccati dall’interruzione?
La migrazione ha riguardato i processi di supporto dell’Amministrazione federale civile. Nello specifico sono stati aggiornati gli ambiti finanze, logistica, acquisti e immobili.
Quali ripercussioni ha avuto l’interruzione sulla popolazione?
Le ripercussioni sono state minime e hanno coinvolto innanzitutto gli shop di Swissmint, delle pubblicazioni federali e dei passaporti per animali da compagnia.
L’elaborazione delle fatture e dei giustificativi dei fornitori è stata interrotta completamente?
L’elaborazione degli ultimi giustificativi prima della migrazione è avvenuta l’11 settembre 2023. Le registrazioni sono riprese il 18 settembre 2023. Il Centro Prestazioni di servizi Finanze (CPS FI), che è responsabile della registrazione delle fatture (creditori) dell’Amministrazione federale civile, è stato rafforzato in termini di personale sia nel periodo precedente i lavori di migrazione sia dal 18 settembre, al fine di garantire un processo rapido e senza intoppi e di recuperare eventuali arretrati.
Sono previsti ritardi nei pagamenti?
Grazie alle misure sopra descritte, si è potuto garantire il rispetto dei termini di verifica e di pagamento secondo le istruzioni vigenti*. *Link Istruzioni KBOB e link Interrogazione «Termini di pagamento di Confederazione e cantoni»
Sono state adottate misure per ridurre al minimo le ripercussioni sul pubblico?
L’Amministrazione federale ha messo in atto con anticipo ampie misure per garantire che le ripercussioni sul pubblico siano limitate a pochi singoli casi e non comportino restrizioni degne di nota.
Per ulteriori informazioni o domande si prega di rivolgersi a: superb@bbl.admin.ch
Che cos’è SUPERB?
Da circa 20 anni l’Amministrazione federale civile utilizza software standard della ditta SAP per i processi di supporto nei settori delle finanze, del personale, della logistica, degli acquisti e degli immobili. Tuttavia, per il sistema ERP (Enterprise Resource Planning) in uso presso l’Amministrazione federale la ditta SAP fornirà assistenza soltanto fino alla fine del 2025. Un cambiamento è quindi inevitabile.
A seguito di un’approfondita analisi di mercato, il 28 giugno 2017 il Consiglio federale ha deciso di proseguire la propria collaborazione con SAP e di passare, per i processi di supporto, al nuovo software standard SAP «S/4HANA». Il Dipartimento federale delle finanze (DFF) e il Dipartimento federale della difesa, della protezione della popolazione e dello sport (DDPS) hanno elaborato, con il coinvolgimento degli altri dipartimenti, la strategia «ERP-TIC 2023».
Strategia «ERP-TIC 2023»
Il 1° giugno 2018 il Consiglio federale ha preso atto della strategia «ERP-TIC 2023». Tale strategia prevede che entro il 2023 i processi di supporto siano ottimizzati e integrati. Dovranno altresì essere preparati per l’ulteriore digitalizzazione. Inoltre, i sistemi SAP che sostengono i processi di supporto e quelli rilevanti ai fini dell’impiego dovranno essere completamente rinnovati. Il sistema del DDPS rilevante ai fini dell’impiego deve poter essere prontamente scisso in caso di crisi nonché gestito e utilizzato in modo indipendente. Sono inoltre create le premesse affinché le applicazioni specializzate possano collegarsi ai sistemi dei processi di supporto tramite interfacce standardizzate e beneficiare delle funzionalità di tali processi.
Attuazione della strategia con due programmi
Ai fini dell’attuazione della strategia «ERP-TIC 2023» sono stati avviati due programmi:
- il programma «SUPERB» (Support Prozesse ERP Bund) è volto a modernizzare i sistemi informatici utilizzati per i processi di supporto nonché a garantire il passaggio alla nuova tecnologia SAP per i sistemi dell’Amministrazione federale civile;
- il programma «Sistemi ERP D/ar» (Difesa/armasuisse) è volto a rinnovare i sistemi SAP del DDPS rilevanti ai fini dell’impiego. Questo programma è necessario perché l’esercito, in base al mandato di prestazioni del 2018, in situazioni straordinarie deve poter disporre di un sistema sottoposto ad «hardening» e che possa funzionare autonomamente. Per le unità amministrative del DDPS non rilevanti ai fini dell’impiego è previsto lo scorporo e il passaggio al sistema SAP per l’Amministrazione federale civile.
Vantaggi
Il passaggio alla nuova tecnologia S/4HANA di SAP non consiste nella semplice sostituzione dei vecchi sistemi SAP: questa piattaforma di nuova generazione offre funzionalità aggiuntive e di conseguenza possibilità volte a semplificare e ottimizzare i processi di supporto e aziendali. Essa consente di ottenere ulteriori vantaggi nell’ottica di una maggiore digitalizzazione.
L’introduzione del programma «SUPERB» permetterà di aumentare l’efficienza. I processi di supporto saranno standardizzati e le interfacce adeguate. In futuro, quindi, si avranno meno lavori ridondanti. Grazie a processi più snelli, il tempo d’inserimento dei nuovi collaboratori verrà ridotto, così come le fonti di errore, mentre aumenterà la sicurezza. A lungo termine, inoltre, la standardizzazione dei sistemi consentirà di risparmiare sui costi.
Costi
I costi del programma «SUPERB» per gli anni 2020-2027 sono stimati a circa 420 milioni di franchi e i costi complessivi del programma «Sistemi ERP D/ar» a circa 360 milioni di franchi.
Queste stime sono state esaminate e confermate da una società di revisione contabile indipendente.
Nella sua seduta del 13 dicembre 2019 il Consiglio federale ha adottato il messaggio concernente i due programmi. Con il messaggio vengono chiesti due crediti d’impegno: il primo, di 320 milioni di franchi, per il programma di attuazione nell’Amministrazione federale civile e il secondo, di 240 milioni di franchi, per il programma di attuazione destinato all’esercito.
La realizzazione dei programmi «SUPERB» e «Sistemi ERP D/ar» procede secondo i piani.
L’attuazione del programma SUPERB è in corso. Dal 12 al 18 settembre 2023, i processi di supporto dell'intera Amministrazione federale civile sono stati migrati alla più recente tecnologia SAP S/4HANA. Con il successo di questa attivazione, è stata raggiunta un importante traguardo nel programma SUPERB.
«SUPERB» comporta la standardizzazione e la modernizzazione dei processi di supporto dell’Amministrazione federale coinvolgendo i settori delle finanze, degli acquisti, degli immobili, del personale, della gestione dei progetti e del portafoglio e delle tecnologie. Entro la fine del programma ciò includerà, tra l’altro, ogni anno
1,2 milioni di transazioni effettuate
600 000 fatture pagate
450 000 rendiconti di salari rilasciati
100 000 dossier di candidatura esaminati
