Seit rund 20 Jahren setzt die zivile Bundesverwaltung insbesondere im Bereich der Supportprozesse für die Abteilungen Finanzen, Personalwesen, Logistik, Beschaffung und Immobilien auf die Standard-Software der Firma SAP. Das von der Bundesverwaltung eingesetzte ERP-System (Enterprise Resource Planning) wird von SAP jedoch nur noch bis Ende 2027 unterstützt, weshalb ein Wechsel für die Bundesverwaltung unumgänglich ist.
Auf Basis einer umfassenden Marktanalyse hat der Bundesrat am 28. Juni 2017 beschlossen, weiterhin mit SAP zusammenzuarbeiten und die Supportprozesse auf die neue SAP-Standard-Software «S/4HANA» zu migrieren. Unter Einbezug der übrigen Departemente hat das EFD mit dem VBS die Strategie «ERP-IKT 2023» erarbeitet.
Strategie «ERP-IKT 2023»
Am 1. Juni 2018 nahm der Bundesrat die Strategie «ERP-IKT 2023» zur Kenntnis. Diese sieht vor, dass die Supportprozesseoptimiert und integriert werden. Sie sollen für die weitere Digitalisierung vorbereitet werden. Zudem sollen die unterstützenden und einsatzrelevanten SAP-Systeme vollständig erneuert werden. Das einsatzrelevante System des VBS soll im Krisenfall rasch abgekoppelt, unabhängig betrieben und genutzt werden können. Ebenfalls werden die Voraussetzungen geschaffen, sodass sich die Fachanwendungen über standardisierte Schnittstellen an die Supportprozess-Systeme anschliessen und von den Supportprozess-Funktionalitäten profitieren können.
Strategie-Umsetzung mit zwei Programmen
Zur Umsetzung der «ERP-IKT 2023»-Strategie wurden zwei Programme initialisiert:
- «SUPERB»(Support Prozesse ERP Bund) für die Modernisierung der Informatiksysteme zur Unterstützung der Supportprozesse und den technologischen Generationenwechsel der zivilen SAP-Systeme, sowie
- «ERP Systeme V/ar»(Verteidigung/armasuisse) für die Erneuerung der einsatzrelevanten SAP-Systeme des VBS. Dieses ist notwendig, weil die Armee basierend auf dem Leistungsauftrag 2018 in ausserordentlichen Lagen auf ein gehärtetes, abkoppelbares System zurückgreifen können muss. Die nicht-einsatzrelevanten Teile des VBS sollen entflechtet werden und auf das zivile SAP-System überwechseln.
Nutzen
Mit dem Wechsel auf «S/4HANA» werden die bisherigen SAP-Systeme nicht einfach ersetzt: Die neue Plattform bietet zusätzliche Funktionalitäten und Möglichkeiten, um die Support- und Geschäftsprozesse zu vereinfachen, zu optimieren und somit – im Sinne der Digitalisierung – zusätzlichen Nutzen zu realisieren.
Die Einführung von «SUPERB» soll eine Effizienzsteigerung mit sich bringen. Die Supportprozesse werden standardisiert und die Schnittstellen angepasst. So fallen künftig weniger redundante Arbeiten für alle an. Schlankere Prozesse verkürzen die Einarbeitungszeit von neuen Mitarbeitenden, reduzieren Fehlerquellen und ermöglichen einen besseren Service gegenüber der Bevölkerung. Auf lange Frist können mit der Vereinheitlichung der Systeme auch Kosten gespart werden.
Kosten
Die externen Kosten des Programms «SUPERB» für die Jahre 2020-2027 werden auf rund 420 Millionen Franken und die Gesamtkosten des Programms «ERP Systeme V/ar» auf rund 360 Millionen Franken geschätzt.
Diese Schätzungen wurden durch ein unabhängiges Revisionshaus geprüft und bestätigt.
Der Bundesrat hat an seiner Sitzung vom 13. Dezember 2019 die Botschaft für die beiden Programme verabschiedet. Beantragt werden zwei Verpflichtungskredite, nämlich 320 Millionen für das zivile und 240 Millionen Franken für das militärische Umsetzungsprogramm. Das Parlament hat den Verpflichtungskrediten im Herbst 2020 zugestimmt.
Planung und Stand der Arbeiten
Die Umsetzung der Programme «SUPERB» und «ERP Systeme V/ar» verläuft plangemäss.
Die Realisierung des Programmes SUPERB ist erfolgreich im Gang. Die Programmarbeiten schreiten gut voran;. Im Dezember 2021 wurde die Einführungsstrategie detailliert und eine schrittweise Einführung in der Bundesverwaltung ( «Step-by-Step» Vorgehen) festgelegt. Damit wurden den vielen komplexen Abhängigkeiten innerhalb der Systemlandschaft sowie mit den Fachanwendungen Rechnung getragen. Die folgende Grafik gibt eine Übersicht der Entwicklungsschritte innerhalb SUPERB.
SUPERB bringt schliesslich die Standardisierung und Modernisierung der Supportprozesse der Bundesverwaltung mit sich: Finanzen, Beschaffung, Immobilien, Personal, Projekt- und Portfoliomanagement, Technologie. Das betrifft bis Ende der Programmdauer unter anderem, jährlich
1.2 Millionen durchgeführte Transaktionen
600‘000 bezahlte Rechnungen
450‘000 ausgestellte Lohnabrechnungen
100‘000 gesichtete Bewerbungsdossier
Neben vielen bereits erfolgten Prozessanpassungen und Datenmigrationen wurden als erste SAP-Cloud- Anwendungen der Heimtierpass-Shop im Prozess Beschaffung sowie das Bewerbungsmanagement im Personalprozess produktiv gesetzt.
