Beschaffungscontrolling

Der Bundesrat hat sich für eine Erhöhung der Transparenz sowie für die Förderung von Wirtschaftlichkeit und Effizienz im öffentlichen Beschaffungswesen des Bundes ausgesprochen. Um die Zielerreichung zu überprüfen, wurde ein Konzept für das Beschaffungscontrolling in Kraft gesetzt, das den Controllingprozess beschreibt und die dazu nötigen Instrumente bezeichnet.

Die revidierte Org-VöB, welche die Grundlage für eine bundesweite Erfassung der Beschaffungsdaten festgelegt, ist auf Januar 2013 in Kraft getreten. Das dazugehörende Konzept Beschaffungscontrolling zur departementsübergreifenden Überwachung und Steuerung der Beschaffungen wurde vom Bundesrat am 19.12.2012 verabschiedet. Darin wird ein Controllingprozess mit den folgenden Elementen beschrieben: Zielsetzung, Messung, Berichterstattung und Steuerung der Beschaffungen. Um die nötigen Massnahmen zu bestimmen sowie die Zielerreichung zu messen, werden die folgenden praxistauglichen Instrumente zur Verfügung gestellt: Statistik Beschaffungszahlungen SBeZ, Vertragsmanagement Bundesverwaltung VM BVerw und Monitoring nachhaltige Beschaffung MnB.

Der Controllingprozess
Zielsetzung:
Der Bundesrat verfolgt folgende Hauptziele für ein Controlling über die Beschaffungen des Bundes:

  • Ordnungsmässigkeit: Erhöhung der Transparenz, Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, die Einhaltung der Bestimmungen über die öffentliche Ausschreibungspflicht und die Einhaltung der Bestimmungen für freihändige Vergaben, Vermeidung von Hoflieferantentum.
  • Nachhaltigkeit: Nachhaltige Beschaffung durch Berücksichtigung ökologischer, sozialer und wirtschaftlicher Aspekte.
  • Messung: Mit den Instrumenten SBeZ, VM BVerw und MnB wird eine einheitliche und konsolidierbare Datenbasis geschaffen.
  • Berichterstattung: Die zentralen Beschaffungsstellen des Bundes (Gruppe armasuisse, Bundesreisezentrale, Bundesamt für Strassen astra, Bundesamt für Bauten und Logistik BBL) erstellen anhand dieser Datenbasis Auswertungen über die Beschaffungen der Bundesverwaltung. In Zusammenarbeit mit allen Departementen erfolgt eine Analyse und eine Berichterstattung an den Bundesrat. Gemeinsam werden Handlungsempfehlungen erarbeitet, um eine Verbesserung der Zielerreichung herbeizuführen.
  • Steuerung: Der Bundesrat nimmt die Verantwortung für die Steuerung durch die zentralen Vorgaben betreffend Ordnungsmässigkeit und Nachhaltigkeit und anhand der Berichte mit Handlungsempfehlungen wahr. Er veranlasst die nötigen Massnahmen für die Zielerreichung. Die Steuerung findet auch über die zentralen Beschaffungsstellen sowie die Departemente und die Bundeskanzlei statt, indem diese die Auswertungen aus dem Beschaffungscontrolling analysieren und Massnahmen in ihrem Verantwortungsbereich umsetzen.

Mit der SBeZ werden Zahlungen für kommerzielle Lieferungen und Leistungen erfasst und ausgewertet. Es wird dargestellt, WER (welches Amt), WAS (welche Kategorie Güter und Dienstleistungen) bei WEM (Lieferant), für WELCHEN Betrag beschafft hat. Dazu werden den Beschaffungszahlungen eine eindeutige Güterklassifizierung sowie eine eindeutige Lieferantennummer zugeordnet. Die Auswertungen werden von den zentralen Beschaffungsstellen vorgenommen und fliessen in den Controllingprozess ein. Vertragsmanagement Bundesverwaltung (VM BVerw). Das VM BVerw bietet den Verwaltungseinheiten eine standardisierte Anwendung im Beschaffungsprozess und ermöglicht konsolidierte Auswertungen für das Beschaffungscontrolling auf Stufe Amt, Departement und Bundesverwaltung. Ebenfalls erfasst wird auch die jeweilige Vergabeart (inkl. freihändige Vergaben), auf der die Beschaffung beruht; entsprechende Auswertungen können so laufend vorgenommen werden. Die Anwendung wurde bei den Departementen gestaffelt in den Jahren 2012 bis 2014 in Betrieb genommen. Das EDA verfügt über eine Schnittstellenlösung und wird das VM BVerw bis Ende 2016 einführen. 

Monitoring Nachhaltige Beschaffung
Beschaffungen von Gütern sowie Bau- und Dienstleistungen müssen hohen wirtschaftlichen, sozialen und ökologischen Anforderungen genügen. Das hat der Bundesrat als Ziel in seiner Strategie zur nachhaltigen Entwicklung formuliert und in Empfehlungen festgehalten. Mit dem Monitoring nachhaltige Beschaffung werden die Kenndaten zur Berichterstattung über die Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeits-, Umwelt- und Sozialaspekten bei der Vergabe von Aufträgen erhoben und ausgewertet. Der Stand der Umsetzung wird erkannt und allfällige Handlungsempfehlungen zur Zielerreichung können abgegeben werden.

Letzte Änderung 14.09.2018

Zum Seitenanfang

Kontakt

Kommunikation BBL
Bundesamt für Bauten und Logistik
Fellerstrasse 21
3003 Bern
Tel. +41 (0)58 465 50 03
Fax +41 (0)58 465 50 09
media@bbl.admin.ch

Kontakt drucken

https://www.bbl.admin.ch/content/bbl/de/home/dokumentation/faktenblaetter/beschaffungscontrolling.html